Mengenal Cara Menggunakan Berbagai Fungsi di Microsoft Excel

Mengenal Cara Menggunakan Berbagai Fungsi di Microsoft Excel

24 March 2015ghaithooriq

Ahlan wa sahlan
Di postingan sebelumnya saya sudah mencoba sharing sedikit mengenai penggunaan berbagai fitur di MS Word untuk mengolah kata. Kali ini saya ingin berbagi mengenai cara menggunakan berbagai fungsi di perangkat lunak pengolah data (Microsoft Excel) untuk memudahkan kita mengolah data yang berhubungan dengan berbagai angka, khususnya untuk jumlah data yang banyak. Tidak terbayangkan berapa waktu yang kita buang, belum lagi energi akibat terlalu berat berpikir, ketika mengolah data khususnya angka-angka secara manual. Kita bisa mengistruksikan kepada komputer melalui MS Excel berbagai operasi pengolahan angka, baik itu rata-rata nilai, jumlah nilai, atau pun yang lainnya.

Sekarang saya akan bahas tabel berbagai nilai mata kuliah dari 10 orang sampel yang akan dicari jumlahnya, rata-rata, standar deviasi, huruf mutu, dan status lulusnya. Pertama, silakan buka MS Excel Anda dan buat tabel seperti berikut

Setelah itu kita cari jumlah nilai yang dimiliki setiap anak, kita ambil contoh pada Dairul. Jumlah nilai yang dimiliki Dairul kita isi di cell G3 dengan formula seperti pada gambar berikut yang dilingkari garis merah.

Fungsi tersebut adalah fungsi SUM yang berguna untuk menjumlahkan nilai dari sejumlah cell atau range, dalam hal ini untuk menjumlahkan nilai dari cell C3 sampai F3. Anda bisa mengisi fungsi yang sama dengan range sesuai nama masing-masing. Akan tetapi, agar lebih cepat, Anda cukup men-drag dari cell jumlah nilai Dairul (G3) hingga cell jumlah nilai orang terakhir, yaitu Raul (G12), maka dengan sendirinya kolom jumlah dari setiap anak akan terisi tanpa kita menuliskan fungsi di setiap kolom jumlah apalagi dengan menghitug secara manual. Contohnya seperti pada gambar berikut

Lakukan hal yang sama untuk menentukan jumlah nilai tiap mata kuliah dari semua orang. Dimulai dengan mengisi fungsi di cell C13 yang menjumlahkan range C3 sampai C12. Setelah itu drag dari C13 ke samping kanan hingga cell F13.

Sekarang mari kita lanjut untuk mencari nilai rata-rata yang dimiliki tiap orang, kita ambil contoh dairul lagi. Isi cell H3 dengan fungsi seperti pada gambar berikut

Fungsi AVERAGE ini gunanya untuk menentukan rataan nilai dari range tertentu. Sama seperti mencari jumlah tadi, agar lebih cepat, drag dari cell H3 ke bawah sampai cell H12 hingga terisi semua kolom rata-rata seperti pada gambar di atas. Untuk rata-rata tiap mata kuliah, isi fungsi di cell C14 dan setelah itu drag hingga cell F14.

Selanjutnya kita cari standar deviasi dari nilai tiap mata kuliah. Ketikan fungsi pada cell C15 seperti pada gambar berikut

Setelah itu drag dari cell C15 hingga F15 sehingga akan muncul nilai standar deviasi dari tiap mata kuliah dengan lebih cepat.

Untuk mengisi kolom Huruf Mutu dan Status Kelulusan, kita perlu menggunakan fungsi IF. Fungsi IF digunakan untuk memudahkan kita mengisi berbagai data dengan syarat dan kondisi tertentu. Langsung saja misalkan jika nilai rata-rata tiap orang >= 80, maka ia mendapat nilai A, lalu B untuk rata-rata >= 70, C untuk >= 60, D untuk >= 50, dan E untuk < 50. Silakan Anda ketikan fungsi pada cell I3 seperti pada gambar berikut

Setelah muncul huruf mutu di cell I3, drag ke bawah hingga cell I12 seperti gambar di atas. Kemudian kita juga akan menggunakan fungsi IF untuk menentukan status kelulusan tiap orang berdasarkan huruf mutunya. Jika mereka mendapatkan huruf mutu A, B, atau pun C, mereka dinyatakan lulus, sedangkan mereka tidak lulus jika huruf mutunya D atau pun E. Sekarang Anda isi fungsi IF pada cell J3 seperti pada gambar berikut

Setelah itu seperti biasa, drag dari cell J3 ke bawah hingga cell J12. Dari fungsi IF ini kita bisa ambil pelajaran bahwa ketika mengetikan fungsi, karakter data berupa selain angka harus disertai tanda petik ganda, seperti “A” dan “LULUS”.

Setelah bisa untuk mengolah data pada tabel yang menggunakan fungsi SUM, AVERAGE, STDEV.P, dan IF seperti pada contoh di atas, kini saya ingin mengajak Anda untuk membuat tabel penjumlahan baris dan kolom dan juga tabel perkalian baris dan kolom. Sekarang untuk lebih nyaman, Anda buka sheet baru, buat tabel seperti berikut

Kali ini kita mengenal tanda absolute ($) yang berguna untuk memudahkan kita men-drag nantinya. Isi fungsi pada cell B2 seperti gambar di atas. Saya memberikan contoh kolom A2 yang disertai tanda absolut pada fungsi sehingga ketika di-drag ke kanan dari cell B2 hingga C2, semua kolom pada range B1:J1 akan dijumlahkan tetap dengan kolom A2. Namun ingat, jangan Anda drag ke bawah karena yang disertai absolut adalah cell A2 bukan B1 sehingga jika Anda drag ke bawah, fungsi pada range B2:B10 semuanya akan salah. Selanjutnya Anda isi cell B3 dengan fungsi seperti di cell B2, tetapi Anda ganti kolom A2 dengan A3 yang disertai tanda absolut lalu drag ke kanan dari cell B3 hingga J3. Kemudian Anda isi cell B4 dengan fungsi seperti di cell B2 atau pun B3, tetapi Anda ganti yang diberi tanda absolut menjadi kolom A4 lalu drag ke kanan dari cell B4 hingga J4. Begitu seterusnya sampai cell B10 yang kemudian di-drag hingga cell J10 sehingga tabel akan menjadi seperti gambar berikut

Selanjutnya Anda buat tabel serupa seperti semula karena kali ini kita ingin mencoba mengalikan baris dengan kolom. Cara yang perlu Anda lakukan persis seperti pada penjumlahan baris dan kolom di atas, tetapi tanda jumlah (+) dalam setiap fungsi diganti dengan tanda kali (*). Perhatikan gambar berikut

Sekarang mari kita buka sheet baru untuk mempelajari bagaimana fungsi LOOKUP. Dengan adanya fungsi ini, kita bisa lebih mudah untuk mengisi data berdasarkan data yang sudah ada di tabel lain tanpa harus mengetik ulang secara manual. Fungsi yang akan saya bahas kali ini adalah VLOOKUP. Sertai tanda absolut pada range table array agar kita bisa men-drag ke bawah nantinya. Silakan perhatikan gambar berikut

Sekarang mari kita berfantasi menjadi seorang teller atau pun akuntan di sebuah bank yang harus membukukan tabungan seseorang selama beberapa tahun. Kali ini kita akan mengombinasikan fungsi penjumlahan (+), perkalian (*), persen (%), dan absolut ($). Misalkan tabungan awal seorang nasabah pada tahun 2005 adalah 20000 dan kita harus melakukan pembukuan tabungannya hingga tahun 2012 dengan bunga 8% dan 5%. Perhatikan gambar berikut

Tidak terasa gambar tersebut merupakan gambar penutupan karena hanya demikianlah yang dapat saya share kepada Anda. Semoga apa yang sedikit mengenai fungsi-fungsi mengolah data di Microsoft Excel ini dapat memberi manfaat yang tidak terkira besarnya. That’s all!